【2024年版】郵便料金値上げの影響と電子請求書システムの導入でコスト削減と効率化を実現

2024年10月1日（火）より郵便料金が改定され、値上げが実施されました。この変更により、郵送を利用した請求書の送付にかかる運用コストが増加することが懸念されています。これまで郵送による請求書の送付を行っていた場合、切手代の値上げだけでなく、封筒や印刷コスト、さらには作業工数も増大する可能性があります。

こうした郵便料金の値上げに対する対策として、郵便料金の値上げを機に電子請求に切り替えることで、コスト削減だけでなく、業務効率化や環境負荷軽減といったさまざまなメリットが得られますので電子請求システムを開発しました。

背景と目的

郵便料金の値上げに対応するため、クライアントでは従来の郵送に代わる新しい請求手段として、電子請求システムを開発・導入しました。このシステムは、請求書の電子化を実現し、メールを通じて迅速かつ安全に顧客へ送付することを目的としています。

電子請求システムを利用することで、運用にかかる時間やコストを大幅に削減できるだけでなく、紙の使用を削減することで環境保護にも貢献できます。

電子請求システムの特徴

電子請求システムは、効率的で直感的な操作が可能な設計となっており、以下の特徴を備えています。

1. 基幹システムとの連携
   • 基幹システムに登録された顧客情報を基に、メール配信先を自動設定。これにより、顧客ごとの正確なメール送信が可能です。
2. 電子請求書の自動紐付け
   • 送信確認画面で、顧客情報と請求書が自動的に紐付けられます。これにより、手動での入力ミスを防ぎ、作業時間を短縮します。
3. 請求書の簡単送信
   • ワンクリックで請求書をメール送信できるため、複雑な操作は不要です
4.  添付ファイルの柔軟な管理
   • メール送信時に、請求エビデンスや補足資料を簡単に添付可能。画面上で直感的に操作できるため、ユーザーフレンドリーな仕様です。
5. 専用顧客ページの提供
   • 顧客は専用ページにログインし、請求書や請求エビデンスをダウンロードできます。これにより、請求書のやり取りがよりスムーズになります。
6. トラッキング機能
   • 送信済みの請求書がダウンロードされたかどうかを確認可能。これにより、請求確認の状況をリアルタイムで把握できます。

電子請求システム導入のメリット

電子請求システムの導入には、多くのメリットがあります。以下に、その主なポイントを挙げます。

1. 業務効率の向上
   • 請求書の郵送に必要な作業が不要となり、担当者の業務負担を大幅に軽減。
   • ヒューマンエラーによる送付ミスや記載ミスを削減できます。
   • 作業時間の短縮により、より重要な業務にリソースを集中できます。
2. コスト削減
   • 切手代、封筒代、印刷費用といった直接的なコストを削減可能。
   • 作業工数の削減により、人件費の削減効果も期待できます。
3. セキュリティの強化
   • 電子請求書はアクセス権限を設定することで、データの安全性を確保。
   • 不正アクセスや第三者へのデータ漏洩を防止するためのセキュリティ対策が施されています。
4. セキュリティの強化
   • 紙の使用が不要となり、環境負荷を軽減。
   • 郵送に伴う二酸化炭素排出量も削減できるため、持続可能な社会に貢献します。

■作業内容

基本設計・詳細設計・製造・単体テスト・結合テスト工程

■開発期間

開発期間
2024年05月から2024年10月

開発規模
15人月

■対応範囲

課題のヒヤリング
お客様のご要望を打ち合わせでヒアリングしてシステム構成をサポート

要件定義
お客様にて要件定義書を作成いただき
弊社内でシステムの要求定義を実施し、システム理解に努めました

基本設計・詳細設計
お客様と打ち合わせで一緒に設計しました。

コーディング

プロラム：VB.Net(VisualStudio2019), Python
データベース：Amazon RDS for Oracle 19c
AWSサービス：Amazon SQS,SES,Tracking,DynamoDB

システムテスト
単体テスト、結合テスト
機能テスト/シナリオテストのテストケースを作成して実施

受入テスト
クライアント様にて対応

システム保守・運用
対応なし

■対応技術

プロラム：VB.Net(VisualStudio2019), Python
データベース：Amazon RDS for Oracle 19c
AWSサービス：Amazon SQS,SES,Tracking,DynamoDB

まとめ

紙の請求書から電子請求への移行は、一時的なコスト削減に留まらず、将来的な業務の安定性や持続可能性にも寄与します。開発した電子請求システムをご活用いただき、運用の効率化とコスト削減を実現できました。

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